Datenschutzerklärung

Beim Anlegen eines Accounts werden folgende Daten im EU-Backend (Netlify Pro, eu-central-1 Frankfurt) gespeichert:

• Email-Adresse (für Login + Lizenz-Bindung)
• Kein Passwort: die Anmeldung ist passwortlos über einen 6-stelligen Einmalcode per Email. Der Code wird nur als gesalzener Hash gespeichert und bei Verwendung bzw. nach 15 Minuten gelöscht.
• Refresh-Token-Familie (zur Session-Verwaltung, nur als Hashes gespeichert; Family-Revocation bei Reuse-Detection)
• Hardware-IDs der bisher aktivierten Geräte (für Lizenz-Bindung)
• HWID-Switch-Counter (max. 3 Hardware-Wechsel pro rollende 30 Tage zur Missbrauchsprävention)
• Zeitpunkt der letzten Lizenz-Validierung bzw. Session-Erneuerung ("zuletzt genutzt", inkl. Programmversion)
• eine daraus serverseitig abgeleitete grobe Standort-Region (Land, Stadt, auf ca. 1 km gerundete Regions-Koordinaten). Die Ableitung erfolgt am EU-Server aus der Verbindungs-IP; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert.

Die Aktivitäts- und Regionsdaten dienen ausschließlich der Lizenz- und Service-Administration (z. B. Erkennung inaktiver Accounts, Missbrauchsprävention, Support). Es entsteht kein Bewegungsprofil: gespeichert wird nur der jeweils letzte Stand, keine Historie.

Organisationen: Eine Organisation wird von einer oder zwei Administratorinnen oder Administratoren verwaltet, die selbst keinen Sitz halten müssen. Wer eine Organisation kauft, wird ihre erste Administratorin oder ihr erster Administrator; eine zweite Person ernennt eine Administratorin oder ein Administrator. Der Kauf einer neuen Organisation gibt der Käuferin oder dem Käufer keinen Sitz. Können wir den Kauf dem Account der Käuferin oder des Käufers zuordnen (oder einer Organisation, die sie oder er bereits verwaltet), wird sie oder er sofort Administratorin oder Administrator. Andernfalls erhält die Kauf-Email-Adresse einen Link, mit dem sich die Verwaltung übernehmen lässt, und solange sie nicht übernommen ist, bis zu zwei Erinnerungen; die Bestätigungsseite des Kaufs bietet die Übernahme ebenfalls nach der Anmeldung an. Übernimmt ein Account mit einer anderen Email-Adresse die Verwaltung, wird die Rechnungs-Email-Adresse der Organisation benachrichtigt, mit der übernehmenden Adresse in maskierter Form. Ist die Verwaltung 30 Tage nach dem Kauf nicht übernommen, wird die Organisation an den Support des Anbieters weitergegeben, der einen neuen Link an die Kauf-Email-Adresse senden kann. Zu jedem Sitz sehen die Administratorinnen und Administratoren auf der Organisationsseite: die Email-Adresse des Accounts, eine gekürzte Form der Hardware-ID, an die der Sitz gebunden ist, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, die zuletzt verwendete Version von AnyAutomation Studio und das Datum der letzten Nutzung. Die Standort-Region wird nicht angezeigt. Die Administratorinnen und Administratoren sehen außerdem die Email-Adressen der Administratorinnen und Administratoren sowie der Personen, die zu einem Sitz oder in die Verwaltung eingeladen sind. Die Angaben sind nur für die Administratorinnen und Administratoren sichtbar, zur Verwaltung der Organisation, und nicht mehr sichtbar, sobald der Sitz freigegeben wird oder Sie die Organisation verlassen. Ist Ihre Lizenz ein Sitz einer Organisation, zeigt Ihre Account-Seite die Email-Adressen ihrer Administratorinnen und Administratoren, damit Sie wissen, an wen Sie sich zu Ihrem Sitz wenden können.

Ende der Administratorenrolle: Die Rolle endet, wenn die andere Administratorin oder der andere Administrator sie entzieht, wenn sie oder er zurücktritt oder die Rolle an eine andere Person übergibt, wenn der Account gelöscht wird oder wenn die Organisation endet. Die einzige Administratorin oder der einzige Administrator kann den eigenen Account löschen, wenn niemand sonst die Organisation nutzt; die Organisation endet dann.

Protokoll der Organisation: Zu jeder Organisation führt das Backend ein Protokoll über Änderungen an ihrer Verwaltung und ihren Sitzen: ernannte, entfernte oder übergebene Administratorinnen und Administratoren, eingeladene, vergebene, entzogene oder verlassene Sitze, Einladungen, Änderungen an den Rechnungskontakten, Aufrufe des Abrechnungsportals sowie das Ende oder die Reaktivierung der Organisation. Jeder Eintrag enthält den Zeitpunkt, die Aktion und Verweise auf die beteiligten Accounts; eine Email-Adresse wird nur in maskierter Form gespeichert (zum Beispiel jo***@example.com). Das Protokoll ist für die Administratorinnen und Administratoren der Organisation und für den Anbieter sichtbar, zur Verwaltung der Organisation, für den Support und zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Jeder Eintrag wird 365 Tage nach seiner Erstellung gelöscht. Wird ein Account gelöscht, werden die Verweise auf ihn und seine maskierte Email-Adresse aus dem Protokoll entfernt.

Frühere Administratorinnen und Administratoren: Endet eine Organisation, speichert das Backend, welche Accounts sie zu diesem Zeitpunkt verwaltet haben, damit diese bei einer Reaktivierung der Organisation wieder ernannt werden können und 90 Tage lang nach dem Ende weiterhin ihre früheren Rechnungen einsehen können (nur lesend). Dieser Vermerk wird 365 Tage nach dem Ende der Organisation gelöscht, früher, wenn die Organisation reaktiviert oder der Account gelöscht wird.

Benachrichtigungen zu Organisationen: Die Administratorinnen und Administratoren einer Organisation erhalten Benachrichtigungs-Emails zu ihrer Verwaltung, ihren Sitzen und ihrer Abrechnung. Diese Emails nennen die betroffenen Personen mit ihrer Email-Adresse, zum Beispiel ein Mitglied, das einen Sitz angenommen, verlassen oder verloren hat, oder eine Einladung, die ungenutzt abgelaufen ist, und jede Administratorin und jeder Administrator erhält eine Kopie der eigenen Einladungen. Abrechnungshinweise enthalten den Betrag, die Rechnungs- oder Gutschriftsnummer und bei einem Zahlungsmittel nur die Kartenmarke und deren letzte vier Ziffern. Hat eine Organisation keine Administratorin und keinen Administrator, gehen diese Hinweise an die Inhaberin oder den Inhaber ihres ersten Sitzes, sonst an ihre Rechnungs-Email-Adresse, sonst an die Adresse, für die ein Kauf zur Übernahme bereitliegt. Die Inhaberinnen und Inhaber eines Sitzes erhalten die Hinweise, die ihren Sitz betreffen, zum Beispiel wenn die Organisation keine Administratorin und keinen Administrator mehr hat oder endet. 90 Tage lang nach dem Ende einer Organisation erhalten die Accounts, die sie zu diesem Zeitpunkt verwaltet haben, Hinweise zu Rückerstattungen und Gutschriften für ihre Rechnungen. Einmal versandt, liegen diese Emails in den Postfächern der Empfängerinnen und Empfänger und sind von den hier beschriebenen Löschfristen nicht erfasst.

Abrechnung einer Organisation: Die Administratorinnen und Administratoren verwalten die Abrechnung einer über Stripe bezahlten Organisation im Stripe Customer Portal (Zahlungsmittel, Plan, Anzahl der Sitze, Kündigung und Rechnungen) und erhalten ihre Abrechnungs- und Service-Benachrichtigungen. Hat die Organisation keine Administratorin und keinen Administrator, gehen diese Benachrichtigungen wie unter "Benachrichtigungen zu Organisationen" beschrieben. Bei einer Organisation, die direkt vom Anbieter abgerechnet wird, übernimmt der Anbieter die Abrechnung.

Rechnungs-Email-Adresse einer Organisation: Die Rechnungen einer über Stripe bezahlten Organisation gehen an die Rechnungs-Email-Adresse, die bei Stripe und im Lizenzdatensatz gespeichert ist. Eine Administratorin oder ein Administrator kann sie auf die eigene Adresse setzen, wodurch sie auch bei Stripe geändert wird. Ändert sich die Rechnungs-Email-Adresse, werden alle Administratorinnen und Administratoren sowie die bisherige Rechnungs-Email-Adresse benachrichtigt; ändert sich das Zahlungsmittel, werden alle Administratorinnen und Administratoren benachrichtigt, nur mit der Kartenmarke und deren letzten vier Ziffern. Löscht eine Administratorin oder ein Administrator, deren oder dessen Adresse die Rechnungs-Email-Adresse ist, den Account, wird die Adresse bei Stripe und im Lizenzdatensatz durch die Adresse der verbleibenden Administratorin oder des verbleibenden Administrators ersetzt. Bleibt niemand in der Verwaltung, bleibt die Adresse bei Stripe gespeichert, damit die Rechnungen der endenden Abrechnungsperiode noch ausgestellt werden können; der Anbieter entfernt sie nach der letzten Rechnung. Rechnungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es die Buchführungsvorschriften verlangen (siehe Abschnitt 6).

Engineering-Daten oder TIA-Portal-Projektinhalte werden NIE ins Backend übertragen.